5 фактов как корпоративная почта влияет на бизнес

Корпоративная почта может как негативно, так и положительно влиять на работу любой компании. Это факт. Почему? Почта компании, как универсальный инструмент общения с клиентами и партнёрами, имеет много нюансов. Отсутствие или наоборот, присутствие данных нюансов, сказывается на самом общении, и как следствие, на работу компании. Есть множество примеров того, насколько порой зависит успех того либо иного дела от оперативности обоих адресатов. Мы рассмотрим пять примеров того, как нюансы работы и настроек почты влияют работу компании в целом.

Пример #1 Внешний вид

Влияет ли внешний вид корпоративной почты на партнёров и клиентов? Безусловно.

В первую очередь это адрес корпоративной почты. Вернее, то, как он выглядит. Рассмотрим два варианта:

“название-компании@бесплатныйсервис.домен.”

Представительно ли выглядит такой адрес? Маловероятно. Велика вероятность, что партнёры и клиенты компании посчитают также. Возникает вопрос о состоятельности компании, особенно если речь идёт о финансовом секторе.

“фамилия-специалиста@компания.домен.”

Адрес будет выглядеть более достойно, если указано название компании, должность или фамилия отправителя.

Также здесь стоит упомянуть о серверах с доменным именем РФ.

Строго говоря, для корпоративной почты настоятельно не рекомендуется почта с данным доменным именем, поскольку все почтовые сервера (а уж тем более – заграничные) не настроены на обработку национального языка.

Надо сказать, что и само оформление сообщений от компании играет немаловажную роль. Работники офиса компании, в процессе делового общения, рассылают огромное количество электронных писем, что неминуемо «выковывает» у адресатов представление о компании.

Грамотность

Представьте, что вы получаете деловое письмо от партнера или клиента, написанное с допущением ошибок. Что это будет означать для вас? Естественно, что каждый из нас сделает соответствующие выводы, которые в дальнейшем повлияют на отношение к компании.

Оформление подписи

Информативное оформление подписи сотрудника – тоже часть внешнего вида почты компании. Но здесь важно не переборщить. Большинство прибегает к помощи графических объектов - логотипов, баннеров и ссылок на странички компании. Это приводит к значительному увеличению объёма письма за счёт изображений и к риску, что спам–фильтр пометит корреспонденцию как спам и отправит в корзину.

Пример #2 Безопасность

Защищённая корпоративная почта компании – немаловажный фактор, также влияющий на работу компании, поскольку вопрос о безопасности общения и защиты данных в электронном пространстве актуален сегодня.

Кража информации, рассылка вирусов, постоянные DDoS-атаки на почтовые сервера и растущий поток информационного мусора в интернете – это злободневные темы. Это реальная проблема, которая заставляет подходить к организации безопасности корпоративной почты основательно. TLS, SSL, цифровая подпись документов, сертификаты доверия, шифрованные версий почтовых протоколов IMAP4 и POP3.

Такое положение дел в интернете требует должного внимания со стороны IT–отдела компании, иначе лёгкость общения и обращения документов может сыграть злую, если не сказать, что печальную шутку.

Представим, что вся информация сосредоточена в одной локальной сети компьютеров. В таком варианте информацию можно сберечь. Но как защитить конфиденциальную информацию компании, если у организации есть удалённые базы данных, например, региональное представительство? Здесь защита конфиденциальности информации принимает особый смысл.

Почему? Удалённость от основных ресурсов + обмен информацией по каналам связи играют свою роль. При таких условиях защитить информацию можно только применением шифрованных версии почтовых протоколов IMAP4 и POP3 для обмена информацией.

Здесь необходимо отдельно осветить криптографическую защиту электронной почты. Существует несколько вариантов шифровки сообщений – непосредственно в почтовом клиенте либо с помощь специальной программы, например PGP.

Яркий пример – протокол Secure Sockets Layer (сокр.—SSL) криптографический протокол для безопасной передачи данных по Сети. При использовании SSL между клиентом и сервером образуется защищённое соединение. Поддерживается всеми популярными браузерами.

Как это работает? Шифрование и дешифрование информации осуществляется при помощи двух ключей – открытого и закрытого. Открытый ключ распространяется без ограничений, закрытым ключом обладают только получатели. Зная открытый ключ получателя, любой желающий может написать и зашифровать своё сообщение. Получатель же письма с помощью закрытого ключа дешифрует информацию. При настройках шифрование сообщения происходит в автоматическом режиме.

Что это даёт? Не имеющему ключа к расшифровке лицу такая корреспонденция отправляется в нечитаемом виде. Так, например, корпоративная почта Tendence.ru по умолчанию работает в режиме шифрованных протоколов приема-отправки электронной почты (SMTP/IMAP4/POP3).

Но даже здесь может подвести человеческий фактор. Такие орудия информационной защиты как шифрование данных, VPN для будничной работы не всегда оказываются действенными только потому, что человеку было некомфортно или просто лень использовать современные системы безопасности. Такая халатность может привести к краже и безвозвратной потери информации, которая может представлять для компании огромную ценность.

Спам и вирусы

О том, как они вредны для почты, объяснять, наверное, никому не нужно. Спектр вредоносности спама велик: от простой рекламы до вирусов, с помощью которых пользователь теряет контроль над своим персональным компьютером.

Как это происходит? Ссылка, размещённая в сообщении, ведёт на ресурс, где и происходит заражение вирусом локальной сети. Задача вируса проста – использовать почту для самой простой функции – рассылки опасных сообщений. Заражённый компьютер попадает в абсолютное распоряжение людей, рассылающих вирус в преступных целях. Сейчас большинство рассылаемых вирусов-троянцев универсальны, их часто применяют для двойного назначения: рассылка спама + организация DDoS–атак. Таким образом, создаются крупные по размерам сети ботов, которые очень высоко ценятся преступниками. Такие сети могут приводить в неработоспособное состояние сайты любых компаний, и в большинстве используются как инструмент для преступных целей.

Образовавшаяся тенденция: сообщения со спамом + включение «в работу» опасных программ–вирусов заставляют взглянуть на рассылку спама в целом и на просто незнакомые сообщения иначе. Проблема негативных электронных сообщений – это уже не только потраченное время на удаление входящего рекламных сообщений в спам, а проблема, для адресатов электронной почты, подводящая под большой вопрос о безопасном общении в Сети. Каждое устройство, которое ежедневно используется для электронной переписки, находится в зоне риска.

К слову, несмотря на все заверения, бесплатные почтовые сервисы «живут» благодаря спаму. Все затрачиваемые ресурсы необходимо восстанавливать – это знает каждый человек. В том числе и ресурсы, затраченные на коммутационные цели – пересылку электронных сообщений. За счёт чего же тогда бесплатные сервисы покрывают свои расходы? За счет рекламы, причём это не только поиск и контекстная реклама, таргетинг или баннеры, но и спам. И не стоит надеяться, что со временем подход к спаму у бесплатных почтовых сервисов изменится, поскольку существует прямая заинтересованность.

Существует много методов и способов борьбы со спам-сообщениями, например, такая технология, как Sender Policy Framework (сокращённо – SPF). По технологии пользователю почты предоставляет возможность создать «белый» список IP адресов для приёма сообщений. То есть, хозяин домена в DNS-зоне создаёт список подтверждённых отправителей. Список создаётся в форме обыкновенного текста в формате TXT.

Принцип работы здесь достаточно простой и эффективный: проверка IP-адрес на предмет легальности сообщения через запрос к зоне DNS. Если адресат внесён в список – сообщение будет принято к обработке строго по правилам, которые обозначил пользователь.

Это очень практично, поскольку при отсутствии IP-адреса адресата в SPF-записях, сообщение не рассматривается ещё на первоначальном этапе установления SMTP-сессии, что значительно экономит ресурсы и время – нет обработки лишней информации.

Пример #3 Функциональность

Набор функций, которыми обладает корпоративная почта, это такой же фактор, как и два предыдущих, который способен влиять на работу компании. За критерии функциональности почты обычно берут наличие или отсутствие дополнительных инструментов и насколько удобно использовать веб–интерфейс в работе. То есть, чем больше инструментов для своей работы с адресатами могут задействовать сотрудники – тем больше возможностей для самой компании. Так, почта для домена от хостинг-провайдера Tendence.ru имеет удобный и защищенный web-интерфейс, доступный по протоколу HTTPS.

Архивирование

Большое подспорье в документоведении для бизнеса это наличие возможности архивировать свою деловую переписку по почте, что снижает риск удаления или потери важных данных и деталей электронного общения с клиентами. Важно также то, что для хранения информация сжимается и не имеет больших размеров. Это позволяет экономить ресурс сервера.

Групповая рассылка

Не менее полезным инструментом являются списки рассылки.

Собрать работников на совещание по корпоративной почте, обсудить документ – далеко не полный список возможностей этого информационного инструмента. Например, возможность отправить одно письмо для коллектива в 100 человек на адрес корпоративной почты «simple@» выглядит куда приятнее, чем перспектива создавать и рассылать письма на сотню адресов. Или создать одно письмо с необходимой информацией для рассылки поставщикам, клиентам компании и другим заинтересованным лицам – все адреса находятся в адресной книге почты компании.

Такой подход к общению весьма экономит время и ресурсы.

Стоит обратить внимание – для корректной работы, необходимо чтобы ПО почтового сервера поддерживало функцию «Создание групп для рассылки».

Пример #4 Документооборот

Внедрение сетей компьютеров в производство привело к тому, что сегодня документация «живёт» в электронном виде, циркулируя между отделами производства.

Что это даёт? Огромную экономию в виде ресурсов, сбережённых на принадлежностях для принтеров. Большинство документов (договоры, счета, акты и прочее) согласовываются и отправляются с помощью корпоративной почты. Оборот документов с помощью почты компании в несколько раз минимизирует сроки изучения документа и согласований, повышает результативность и отдачу от работы сотрудников. Такой подход к экономии подходит любой по величине компании – будь то крупная или малая компания.

Бесспорно, экономия времени и бумаги, моментальная доступность документов – все это плюсы электронного документооборота.

Пример #5 Юридическая ответственность

Кто несёт ответственность за услуги почты? Это, пожалуй, основной фактор, способный повлиять на работу компании. В случае использования бесплатного сервиса не стоит ожидать какого-либо понимания в этом вопросе. В договоре, который регулирует отношения бесплатного сервиса с пользователем, напрямую указано что «услуга предоставляется «как есть», и компания не гарантирует бесперебойную и безошибочную работу». Другими словами – никто ничего не гарантирует.

Иная картина, если пользоваться услугами профессионалов. Поставщик услуг корпоративной почты предоставляет услуги по ранее подписанному договору. По договору поставщик несёт ответственность за качество предоставляемых услуг. То есть, в случае некачественного выполнения условий договора, пользователь вправе требовать компенсации.